1.     Scopo

Lo scopo di questa Informativa è quello di:

a)    Promuovere trasparenza e responsabilità, incoraggiando una cultura improntata alla riservatezza e alla protezione dei dati;

b)    Garantire la conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (“GDPR”) e a tutte le altre normative applicabili in materia di privacy e protezione dei dati; e

c)    Fornire ai membri degli organi sociali la certezza che i loro Dati Personali siano gestiti correttamente.

2.     Dichiarazione

La tutela dei dati personali è un valore fondamentale per la nostra società. Questa Informativa Privacy ("Informativa") fornisce informazioni importanti su come Boldyn Networks Italy S.p.A., con sede legale in Via del Plebiscito 107, Roma 00196, Italia, contattabile al seguente indirizzo e-mail boldynnetworksitalia@legalmail.it ("noi", "nostro", "Boldyn Networks") tratta i Dati Personali.

Boldyn Networks è il titolare del trattamento dei dati in relazione alle attività di trattamento descritte di seguito. Ciò significa che siamo noi a decidere perché e come vengono trattati i Dati Personali.

L’Informativa descrive in dettaglio quali Dati Personali relativi ai membri degli organi sociali vengono raccolti, come vengono protetti, utilizzati, per quanto tempo vengono conservati e per quali scopi e con chi vengono condivisi. Forniamo inoltre informazioni su come possono essere esercitati i diritti previsti dal GDPR e su come presentare un reclamo.

3.     Definizioni

"Dato Personale" si intende qualsiasi dato che ci permetta di identificare, direttamente o indirettamente, un individuo. I dati personali possono fare riferimento a un identificativo (come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online) o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale, che possono essere combinati con altri dati per identificare la persona;

"Trattamento" dei Dati Personali si intende qualsiasi operazione o utilizzo dei Dati Personali, compresi (ma non solo) la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la modifica, il trasferimento e la cancellazione.

"Interessato" si intende qualsiasi persona fisica a cui si riferiscono i Dati Personali trattati.

4.     Ambito di applicazione

La presente Informativa si applica al trattamento di Dati Personali dei membri degli organi sociali, compresi eventuali titolari effettivi, di Boldyn Networks ("Membri degli Organi Sociali") e dei loro familiari e/o conviventi, nei limiti in cui la comunicazione dei loro Dati Personali alle autorità italiane sia necessaria per ottemperare alla legge italiana (di seguito denominati, congiuntamente ai Membri degli Organi Sociali, "Interessato").

5.     Documenti correlati

Si prega di consultare anche:

• Informativa Privacy Dipendenti (applicabile solo ai Membri degli Organi Sociali che sono dipendenti di Boldyn Networks);
• Policy sulla Sicurezza delle Informazioni;
• Procedura di Richiesta di Accesso per gli Interessati.

che si trovano sul nostro Portale delle Policy nell’Intranet aziendale.

6.     Come raccogliamo i Dati Personali

Raccoglieremo i Dati Personali direttamente da Lei nel caso in cui sia un Membro di Organi Sociali e, in quanto tale, sia tenuto a fornire specifiche informazioni, tra cui:

• i.e. dichiarazioni antimafia;
• verifica dei requisiti di idoneità per partecipare a gare pubbliche, qualora richiesti da specifiche leggi o regolamenti;
• informazioni dovute sulla base delle normative antifrode e antiriciclaggio.

Se, a fini di legge, sia tenuto a fornire informazioni relative ad altri Interessati, si impegna a fornire la presente Informativa a tali Interessati prima di effettuare qualsiasi trattamento di Dati Personali disciplinato dalla presente Informativa.

7.     Categorie di Dati Personali

Trattiamo le seguenti categorie di Dati Personali relativi al Membro di Organi Sociali:

• dati identificativi, quali nome, cognome, età, data di nascita, nazionalità, nonché la foto dell’Interessato, ove contenuta nel Curriculum Vitae;
• dati di contatto, quali indirizzo, numero di telefono e e-mail;
• dati bancari.

Inoltre, potremmo trattare categorie particolari di DatiPersonali del Membro di Organi Sociali, quali dati giudiziari relativi a condanne penali e reati o relative misure di sicurezza, solo nella misura in cui il trattamento sia richiesto dalla normativa applicabile, in particolare nell’ambito di dichiarazioni antimafia e/o quando specifiche leggi e regolamenti richiedano la verifica dei requisiti di idoneità dei dirigenti per la partecipazione a gare pubbliche, ai sensi della normativa antifrode e antiriciclaggio.

Si raccomanda di non fornirci Dati Personali che non siano necessari per il perseguimento delle finalità di cui alla presente Informativa.

8.     Come utilizziamo i Dati Personali

I Dati Personali raccolti sono utilizzati per le seguenti finalità:

a)    solo nel caso di Interessati che siano Membri di Organi Sociali di Boldyn Networks, l'esecuzione delle attività necessarie per procedere alla nomina dei Membri di Organi Sociali, la gestione della nomina e del rapporto con gli stessi e l'adempimento degli obblighi conseguenti alla loro nomina (di seguito, le "Finalità Contrattuali"); mentre in relazione a tutti gli altri Interessati

b)    rispettare le leggi nazionali/UE applicabili, ivi inclusi gli obblighi di legge derivanti dalla normativa antimafia, antifrode e antiriciclaggio, e/o rispondere a richieste di autorità pubbliche e governative (di seguito, le "Finalità di Legge");

c)    per far valere e difendere i diritti di Boldyn Networks nei confronti dell’Interessato o di terzi in un eventuale contenzioso;

d)    portare a termine una potenziale fusione, scissione, cessione di beni, cessione d'azienda o di ramo d'azienda trasferendo i Dati Personali dell’Interessato alla/e terza/e parte/i coinvolta/e;

(le finalità di cui alle lettere c) e d) sono congiuntamente indicate come "Finalità di Legittimo Interesse").

9.     Su quali basi trattiamo i Dati Personali

Con riferimento alle Finalità Contrattuali, la base giuridica è la necessità di dare esecuzione agli obblighi contrattuali del Membro di Organi Sociali ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) GDPR. Con riferimento alle Finalità di Legge, la base giuridica è l’adempimento degli obblighi legali o di regolamento in capo a Boldyn Networks, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.

Il conferimento dei Dati Personali per le Finalità Contrattuali e per le Finalità di Legge è necessario ai fini di (i) dare esecuzione agli obblighi contrattuali e (ii) consentire a Boldyn Networks di adeguarsi ad eventuali obblighi di legge o regolamentari. Pertanto, il mancato, inesatto o parziale conferimento dei Dati Personali avrà come conseguenza l’impossibilità per Boldyn Networks di procedere alla nomina del Membro di Organi Sociali.

Con riferimento alla Finalità di Legittimo Interesse, il trattamento dei Dati Personali avviene a norma dell’art. 6, par. 1 lett. f) GDPR per il perseguimento del legittimo interesse di Boldyn Networks, che è equamente bilanciato con i diritti e le libertà del Membro di Organi Sociali, in quanto il trattamento dei Dati Personali è limitato a quanto strettamente necessario al perseguimento delle attività indicate al precedente paragrafo 8.

Il trattamento dei Dati Personali per Finalità di Legittimo Interesse non è obbligatorio e il Membro di Organi Sociali potrà opporvisi in qualunque momento con le modalità indicate nella presente Informativa. Qualora il Membro di Organi Sociali si opponesse a detto trattamento, i suoi Dati Personali non potranno essere utilizzati per le suddette Finalità di Legittimo Interesse, salvo che Boldyn Networks dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà del Membro di Organi Sociali.

10. A chi vengono comunicati i Dati Personali

Potremmo comunicare i Dati Personali dell’Interessato alle seguenti categorie di soggetti:

• altre società del Gruppo Boldyn Networks;
• fornitori di servizi, agenti, subappaltatori e altri enti che supportano le attività di Boldyn Networks (ad esempio, consulenti, periti, legali, fornitori di servizi cloud, hosting, e-mail e contenuti e fornitori di servizi amministrativi);
• soggetti cessionari di azienda o di ramo d'azienda, società risultanti da possibili fusioni, scissioni o altre trasformazioni del Titolare, quali autonomi titolari del trattamento;
• a qualsiasi terza parte a cui assegniamo o notifichiamo qualsiasi nostro diritto o obbligo; e/o
• a qualsiasi ente pubblico, autorità giudiziarie e autorità di controllo, qualora richiesto dalla legge o dalla normativa vigente o su loro richiesta.

Quando ci affidiamo a fornitori di servizi comunichiamo loro solo i Dati Personali necessari per la fornitura del servizio richiesto e stipuliamo con loro un contratto che impone loro di non utilizzarli se non in conformità alle nostre specifiche istruzioni e di rispettare idonee misure di sicurezza.

11. Come proteggiamo i Dati Personali

Ci impegniamo a salvaguardare e proteggere i Dati Personali dell’Interessato. Per questo motivo, abbiamo adottato e manteniamo misure tecniche e organizzative appropriate per garantire un livello di sicurezza adeguato a proteggere i Dati Personali forniti dall’Interessato da distruzione accidentale o illecita, perdita, alterazione, divulgazione non autorizzata o accesso ai Dati Personali trattati. Maggiori informazioni sulle nostre misure di sicurezza sono illustrate nella nostra Policy interna sulla Sicurezza delle Informazioni.

12. Come proteggiamo i Dati Personali se sono trasferiti all'estero

I Dati Personali dell’Interessato possono essere trasferiti (oltre che accessibili da o archiviati) in un paese o territorio al di fuori dello Spazio economico europeo ("SEE") o del Regno Unito, anche in paesi la cui normativa potrebbe non offrire lo stesso livello di protezione dei Dati Personali di cui gli stessi godono all'interno dello SEE.

In caso di trasferimento fuori dallo SEE, garantiremo che il trasferimento sia soggetto a garanzie appropriate come richiesto dal GDPR. Tali garanzie includono, in particolare, la conclusione di Clausole Contrattuali Standard con il destinatario dei Dati Personali. Maggiori informazioni relative alle garanzie utilizzate per i trasferimenti possono essere richieste inviando un’e-mail al seguente indirizzo privacyitaly@boldyn.com .

13. Diritti dell’Interessato in relazione ai propri Dati Personali

In base al GDPR, l'Interessato dispone di alcuni diritti che può esercitare, in particolare:

• il diritto di ottenere conferma dell’esistenza o meno dei Dati Personali che lo riguardano e di ottenere informazioni sul loro trattamento, nonché richiederne una loro copia;
• il diritto di chiedere l’aggiornamento o la rettifica delle informazioni che ritiene inesatte. L’Interessato ha anche il diritto di chiederci di integrare le informazioni che ritiene incomplete;
• il diritto di ottenere la cancellazione dei propri Dati Personali in determinate circostanze. A meno che la legge non ci consenta di continuare a utilizzare i Dati Personali, faremo ogni ragionevole sforzo per soddisfare la richiesta dell’Interessato;
• il diritto di chiedere la limitazione del trattamento dei Dati Personali qualora l’Interessato (i) contesti l'esattezza dei Dati Personali, per il periodo necessario per verificare l'esattezza di tali Dati; (ii) il trattamento è illecito e l'Interessato si oppone alla cancellazione dei Dati Personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; (iii) ci richieda di conservare i Dati per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in un eventuale contenzioso; (iv) si è opposto al trattamento, in attesa della verifica dei legittimi interessi del titolare. In queste situazioni, possiamo trattare i Dati Personali solo se abbiamo il suo consenso o se siamo legalmente autorizzati a farlo, ad esempio per l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Dati Personali per Finalità di Legittimo Interesse. Dopo aver ricevuto l’opposizione, fatta eccezione per le finalità per le quali siamo certi di poter continuare a trattare i Dati Personali dell’Interessato, interromperemo temporaneamente il trattamento dei Dati Personali fino a quando non avremo esaminato la questione. Se concordiamo che l’opposizione è giustificata, interromperemo definitivamente l'utilizzo dei Dati Personali per tali scopi. In caso contrario, forniremo all’Interessato la nostra giustificazione sul perché abbiamo motivi legittimi cogenti per continuare il trattamento che prevalgono sui loro diritti e interessi;
• il diritto di ottenere la portabilità dei Dati Personali, ossia ricevere i Dati Personali che lo riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico o richiederne il trasferimento diretto ad altro titolare, qualora ciò sia tecnicamente possibile. Il diritto si applica solo se stiamo trattando i Dati Personali sulla base del vostro consenso o in virtù di un contratto, o in fase di trattativa, e il trattamento è automatizzato. Potremmo non fornire una copia dei Dati Personali dell’Interessato se questi riguardano altre persone o se abbiamo un altro motivo legittimo per non fornire tali informazioni.

L'Interessato avrà inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali ai contatti indicati sul sito www.garanteprivacy.it , ove ne sussistano i presupposti.

Ai sensi dell'art. 2-terdecies del Codice Privacy, in caso di decesso i diritti anzidetti possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tua tutela in qualità di mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’Interessato può vietare espressamente l'esercizio di alcuni dei diritti sopraelencati da parte degli aventi causa inviandoci una dichiarazione scritta, nelle modalità predette, che potrà essere revocata o modificata in seguito nelle medesime modalità.

Si prega di comunicare la propria richiesta al seguente indirizzo privacyitaly@boldyn.com in relazione a uno qualsiasi dei diritti di cui sopra.

14. Per quanto tempo conserviamo i Dati Personali?

I Dati Personali degli Interessati saranno conservati per il periodo di tempo necessario per il perseguimento delle finalità per cui tali Dati Personali sono stati raccolti, come previsto in questa Informativa. In ogni caso, i Dati Personali degli Interessati vengono conservati per il periodo in cui il Membro dell'Organo Sociale ricopre la carica (incluso ogni ulteriore rinnovo) più un periodo di 10 anni dopo la cessazione dell'incarico.

I Dati Personali trattati per Finalità di Legge sono conservati per la durata prevista dalle leggi applicabili. Tali termini possono essere prorogati qualora sia necessario per difendersi o per intentare un'azione legale, su richiesta delle autorità competenti o in conformità alle leggi applicabili.

Alla cessazione del periodo di conservazione, i Dati Personali saranno cancellati o anonimizzati

15. Modifiche alla presente Informativa

Potremmo modificare o aggiornare parti della presente Informativa al fine di assicurare la nostra conformità alle normative e ai regolamenti applicabili o a seguito di un aggiornamento delle nostre pratiche interne. Eventuali modifiche saranno notificate all’Interessato pubblicando una versione aggiornata sul nostro sito web. Pertanto, invitiamo a controllare regolarmente la presente Informativa, in modo da essere pienamente consapevoli di eventuali modifiche o aggiornamenti.

16. Come contattarci

Per qualsiasi domanda sul contenuto della presente Informativa o per sollevare reclami, si prega di contattare Boldyn Networks utilizzando i contatti indicati di seguito:

Boldyn Networks Italy S.p.A.
Via del Plebiscito 107, Roma 00196, Italia
boldynnetworksitalia@legalmail.it

Abbiamo inoltre nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), che è la persona responsabile della supervisione della conformità di Boldyn Networks alla normativa sulla protezione dei dati e rappresenta un punto di contatto per gli interessati. Per qualsiasi richiesta relativa alla privacy, è possibile contattare il DPO inviando una comunicazione postale o un'e-mail ai seguenti recapiti:

Responsabile della Protezione dei Dati
Boldyn Networks Italy S.p.A.
Via del Plebiscito 107, Roma 00196, Italia
privacyitaly@boldyn.com